En quoi consistent les normes de données du CASRAI?
Une norme de données du CASRAI se compare à un formulaire d'entreprise (sur le Web ou sur support papier). De fait, la façon la plus facile de comprendre ce qu'est une « norme de données » consiste à comparer celle-ci à de tels formulaires. Un formulaire d'entreprise est un ensemble structuré de renseignements ayant comme objectif de répondre à des questions sur un sujet donné. Sur ce plan, les documents du CASRAI équivalent à des formulaires d'entreprise, car ils organisent des ensembles structurés de renseignements.
Un formulaire d'entreprise classique comporte des sections logiques séparant les éléments d'information. Parmi les exemples, on trouve des sections comme « Renseignements sur la personne-ressource » et « Études » (dans un CV) ou encore « Budget », « Détails du projet » et « Codemandeur » (dans une demande de subvention). Les normes de données du CASRAI fonctionnent de la même façon, et nous parlons de sections. Dans les documents du CASRAI, les sections regroupent les informations d'une manière logique, comme le font les formulaires d'entreprise.
Dans un formulaire d'entreprise, on trouve dans chaque section des espaces permettant d'entrer des renseignements du même type. C'est le cas de « numéro de téléphone », où l'on pourrait fournir des numéros de cellulaire, de téléphone à la maison et au travail et de télécopieur. Cela est aussi vrai pour les « adresses postales », où il y a les adresses au travail ou au domicile, celle de l'affiliation principale, une adresse temporaire et une adresse pour le courrier. Enfin, cela s'applique aux « Contributions de recherche », où l'on peut énumérer divers « Articles » ou « Prestations théâtrales » pour faire ressortir sa contribution. Le CASRAI propose aussi de telles sections, qu'il appelle Types d'enregistrements. Les types d'enregistrements dans les documents du CASRAI uniformisent les informations courantes (comme dans les formulaires d'entreprise).
Les formulaires d'entreprise indiquent quels renseignements fournir, en définissant des champs formant un élément d'information complet. C'est le cas, par exemple, des champs Ville, Province et Code postal d'une « Adresse postale » ou Description, Montant 1re année, Montant 2e année d'un « Poste de budget ». Ici encore, les normes de données du CASRAI reprennent ce concept, que l'on appelle des champs. Dans les documents du CASRAI, les champs constituent les assises sur lesquelles s'érige une information structurée (comme dans un formulaire d'entreprise).
Enfin, le CASRAI a repris un autre concept des formulaires d'entreprises qui consiste à encadrer les renseignements pouvant être saisis dans certains champs, au moyen de listes préautorisées de valeurs (parfois appelées tables de codes). Les exemples s'étendent des listes courtes et simples comme les provinces, les salutations ou les types de diplômes, à des listes interreliées comme les codes d'établissements, de services ou de classification des recherches. Le CASRAI reprend aussi cette notion et l'appelle des listes. Dans les normes de données du CASRAI, les listes uniformisent des termes approuvés pour éliminer toute ambigüité et procurer une grande intégrité des renseignements (comme dans les formulaires d'entreprise).
Bref, une norme de données du CASRAI se compare à un ensemble courant de formulaires d'entreprise. La norme définit quels documents seront échangés; quelles sections figureront dans ces documents; quels champs constitueront quels types d'enregistrement dans chaque section et, enfin, quelles listes limiteront les valeurs permises dans certains champs.
Comment les normes de données sont-elles présentées?
Maintenant que nous saisissons la notion des normes de données du CASRAI, nous pouvons aborder la question de la présentation des données en vue d'un examen et de commentaires pratiques et organisés. Intéressons-nous aux divers éléments qui constituent une norme de données du CASRAI (à partir de notre comparaison avec les formulaires d'entreprise) :
- Les documents, qui sont constitués…
- de sections, qui renferment…
- des types d'enregistrements, reposant sur…
- des champs, qui, dans certains cas, sont soumis aux contraintes…
- Listes
Ainsi, pour présenter une norme de données du CASRAI afin de faciliter l'examen et les commentaires du public, il importe d'énumérer et d'organiser tous ces éléments dans un ensemble concis propice à l'extraction d'éléments particuliers aux fins de commentaires et d'une révision facile. Le CASRAI y est parvenu, en présentant chaque norme de données dans classeur unique à feuilles de calcul multiples (téléchargeable à partir du site Web du CASRAI). Fondamentalement, les feuilles regroupent les éléments de la liste mentionnée ci-dessus :
- Sections relatives aux documents
- Types d'enregistrements
- Listes
La feuille Sections des documents (premier onglet) propose une « table des matières » de norme de données. Elle renferme aussi des outils de tri permettant de choisir les sections à afficher dans les divers documents (formulaires d'entreprise) que cette norme de données couvre.
La feuille Types d'enregistrements (deuxième onglet) constitue une sorte de « dictionnaire de données », où sont énumérés tous les types d'enregistrements et toutes les définitions des champs de ce type. On y précise aussi le nombre de caractères permis dans une entrée (s'il s'agit de texte) et un texte d'aide, quand la signification d'un champ n'est pas évidente. Enfin, on y indique les contraintes de la liste du CASRAI qui s'appliquent à un champ donné.
La feuille Listes (troisième onglet) est constituée de l'ensemble des listes du CASRAI qui imposent des limites à la norme de données. On y donne le nom de la liste et les valeurs (sauf pour les très longues listes, qui peuvent être téléchargées séparément à partir du site Web du CASRAI.
Comment fait-on des commentaires au sujet d'une norme de données?
Quand vous téléchargez un classeur de norme de données du CASRAI du site Web de ce dernier, vous serez aussi invité à télécharger un Formulaire de commentaires (document MS Word). Nous vous prions d'utiliser ce formulaire pour formuler vos questions et proposer des modifications. Quand vous aurez saisi vos commentaires, envoyez simplement le fichier par courriel à l'adresse info@casrai.org. Vos commentaires seront traités durant le prochain cycle d'examen du groupe de travail consacré à cette norme de données.
Vous pouvez aussi obtenir des renseignements supplémentaires en nous faisant parvenir vos questions par courriel à l'adresse info@casrai.org.